Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Plateforme agréée, annuaire, statuts : les 5 étapes pour être en règle.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Restaurant, boucherie, épicerie fine ou boutique : votre commerce est concerné, même si vous n’émettrez vos propres factures électroniques qu’en septembre 2027. ETPOS fait le point sur ce que cette obligation implique et sur les étapes pour être en règle.
La réforme de la facturation électronique obligatoire se déroule en deux temps. On parle beaucoup de l’échéance de 2027, celle de l’émission. Pourtant, la première étape est déjà en vigueur, et elle concerne absolument tout le monde : la réception.
Réception des factures électroniques : de quoi parle-t-on ?
Recevoir une facture électronique, ce n’est pas recevoir un PDF dans sa boîte e-mail. C’est être capable de recevoir une facture au format structuré (Factur-X, UBL ou CII), transmise par la plateforme agréée de votre fournisseur à votre propre plateforme agréée.
Cette obligation s’applique depuis le 1er septembre 2026 à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, quelle que soit leur taille : micro-entreprises, entreprises en franchise en base de TVA et commerces qui ne vendent qu’à des particuliers compris.
Pourquoi la réception passe-t-elle avant l’émission ? Parce que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) émettent leurs factures au format électronique depuis septembre 2026. Pour que ces factures arrivent quelque part, tous leurs clients doivent être prêts à les recevoir.
Qui vous envoie déjà des factures électroniques ?
Dans un restaurant ou un commerce, une partie des fournisseurs sont souvent des grandes entreprises ou des ETI : grossistes alimentaires, distributeurs de boissons, fournisseurs d’énergie, opérateurs télécoms. Ceux-là vous envoient déjà leurs factures par voie électronique.
Les fournisseurs de plus petite taille (artisans, producteurs locaux, petits grossistes) peuvent encore vous envoyer des factures papier ou PDF jusqu’au 31 août 2027. Ils passeront eux aussi à la facture électronique au 1er septembre 2027.
- Grande entreprise ou ETI : facture électronique, via plateforme agréée, jusqu’au 31 août 2027 comme à partir du 1er septembre 2027.
- PME, TPE, micro-entreprise : papier, PDF ou facture électronique jusqu’au 31 août 2027 ; facture électronique, via plateforme agréée, à partir du 1er septembre 2027.
Conséquence pratique : pendant cette période de transition, vous recevrez des factures sous deux formes. Mieux vaut organiser dès maintenant un circuit unique pour les traiter.
Être en règle pour la réception : les 5 étapes
1. Choisissez une plateforme agréée.
Consultez la liste officielle des plateformes agréées publiée par l’administration fiscale : seule une plateforme immatriculée permet de respecter l’obligation. La plateforme de réception peut être différente de celle d’émission, mais en choisir une qui couvre aussi l’émission vous évitera un second changement en 2027.
2. Faites inscrire votre adresse de facturation électronique dans l’annuaire.
C’est votre plateforme agréée qui renseigne l’annuaire national, mais vous restez responsable de l’exactitude des informations. Vous pouvez avoir plusieurs adresses (par exemple une par établissement), chacune gérée par une seule plateforme.
3. Vérifiez votre inscription.
L’annuaire de la facturation électronique est consultable par tous : cherchez votre SIREN et contrôlez que la bonne plateforme et la bonne adresse apparaissent.
4. Organisez le traitement des factures reçues.
Qui consulte les factures, qui les valide, comment elles arrivent chez votre expert-comptable, où elles sont archivées. Une facture reçue n’a de valeur que si elle est bien traitée.
5. Prévenez vos fournisseurs et préparez 2027.
Communiquez vos coordonnées de facturation à vos fournisseurs habituels et profitez-en pour vérifier que votre logiciel de caisse sera prêt pour l’émission.
Comment se passe la réception d’une facture électronique ?
Le parcours est entièrement automatique. Vous n’avez rien à transmettre vous-même :
- Votre fournisseur crée la facture dans son logiciel.
- Sa plateforme agréée consulte l’annuaire pour savoir quelle plateforme reçoit vos factures.
- Elle transmet la facture à votre plateforme agréée.
- Votre plateforme contrôle le fichier et vous le met à disposition, ou l’envoie directement vers votre logiciel de gestion.
- En parallèle, les données fiscales de la facture sont transmises à l’administration.
Les statuts : votre facture a un suivi
Chaque facture électronique passe par des statuts, partagés entre les plateformes. Certains sont obligatoires : déposée, rejetée (par la plateforme, pour un problème technique ou de format), refusée (par vous, le destinataire) et encaissée (par le fournisseur, une fois payée).
Bon à savoir : selon les recommandations du FNFE-MPE, le statut « Refusée » doit en principe être donné dans les premiers jours suivant la réception. En cas de désaccord sur le contenu de la facture (quantité, prix), c’est plutôt le statut « Litige » qu’il faut utiliser. Renseignez-vous auprès de votre plateforme sur la façon de les gérer.
Et si vous n’avez pas encore de plateforme agréée ?
Sans plateforme agréée, les factures électroniques de vos fournisseurs ne peuvent pas vous être correctement acheminées. Au-delà du désordre administratif, la loi prévoit une amende de 500 €, puis de 1 000 € tous les trois mois après mise en demeure, pour les entreprises qui ne disposent pas de plateforme de réception.
La bonne nouvelle : il n’est pas trop tard. Choisir une plateforme et faire inscrire son adresse dans l’annuaire se fait en quelques jours. Commencez par les étapes 1 à 3 ci-dessus, dès cette semaine.
Réception aujourd’hui, émission demain : préparez 2027
La réception n’est que la première marche. Au 1er septembre 2027, votre commerce devra aussi émettre ses factures aux clients professionnels au format électronique et transmettre les données de ses ventes aux particuliers (e-reporting).
C’est là que votre logiciel de caisse entre en jeu. Il doit fonctionner comme une solution compatible : produire les factures au bon format, distinguer ventes aux professionnels et aux particuliers, et confier ces données à une plateforme agréée. Le logiciel de caisse ETPOS, certifié NF525, évolue en ce sens pour accompagner les restaurants et les commerces vers l’échéance de 2027, sans changer leurs habitudes au comptoir.
Questions fréquentes sur la réception des factures électroniques
Puis-je encore recevoir des factures en PDF ?
Oui, jusqu’au 31 août 2027, de la part de fournisseurs PME, TPE ou micro-entreprises qui n’ont pas encore l’obligation d’émettre. Les grandes entreprises et les ETI doivent déjà vous envoyer des factures électroniques.
Je vends uniquement à des particuliers : dois-je quand même avoir une plateforme agréée ?
Oui. L’obligation de réception concerne toute entreprise assujettie à la TVA, puisque vous achetez auprès de fournisseurs professionnels.
Puis-je avoir plusieurs plateformes agréées ?
Oui. Vous pouvez déclarer plusieurs adresses de réception, chacune gérée par une seule plateforme. Vous pouvez aussi utiliser une plateforme pour la réception et une autre pour l’émission.
Comment vérifier que je suis bien inscrit dans l’annuaire ?
En recherchant votre SIREN dans l’annuaire de la facturation électronique. Votre plateforme agréée et votre adresse de facturation électronique doivent y apparaître.
